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公司|项目执行中的法律风险管理:实务要点与应对策略

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引言:

在当今复杂多变的商业环境中,项目执行已成为企业实现商业目标的关键环节,同时也是法律风险的高发区域。项目执行过程中的法律风险管理,不仅涉及合同条款的审查与设计,还涵盖项目实施过程中的动态风险控制以及纠纷解决的策略选择。本文结合实务经验,探讨项目执行中的法律风险要点及应对策略,旨在为企业法务人员和项目管理者提供参考。

一、合同风险:项目执行的起点

合同是项目执行的基础,其条款设计直接决定了项目执行过程中的法律风险边界。合同风险的源头往往在于条款的模糊性、不完整性或不合理性,这些都可能成为未来纠纷的导火索。

(一)合同条款的精细化设计

1.  明确履行条件与时间要求

合同应明确约定各方的履行义务及其时间节点。例如,在工程类合同中,应详细规定设计方案完成、交付期限、调试期限、测试期限、上线期限等,避免因时间约定不明导致的纠纷。

2.  细化质量与交付标准

对于交付物的质量标准和交付地点等条款,应尽可能具体化。例如,在涉及货物交付的合同中,需明确货物的质量检测标准、交付时间、交付地点以及运输责任等。

3.  设计合理的违约责任条款

违约责任条款是合同履行的重要保障。合同中应明确规定未能按时履行义务的违约金计算方式、上限以及违约责任的承担方式。例如,可约定“未能按照期限履行的,按照合同总额千分之三/日支付违约金”,同时明确违约责任的上限,避免因违约责任过高导致合同履行的不公平。

(二)不可抗力与情势变更条款的设置

1.  不可抗力条款

不可抗力条款是合同中常见的免责条款,但在实践中,其适用范围和证明标准常常引发争议。合同中应明确不可抗力的定义、通知义务、证明责任以及不可抗力发生后的责任分担方式。例如,合同可约定:“任何一方遇有不可抗力而全部或部分不能履行本合同或迟延履行本合同,应自不可抗力事件发生之日起三十日内,将事件情况以书面形式通知另一方,并于事件发生之日起二十日内,向另一方提交导致其全部或部分不能履行或迟延履行的证明。”

2.  情势变更条款

与不可抗力不同,情势变更适用于合同履行过程中因不可归责于双方当事人的原因导致合同基础动摇的情况。合同中可约定,若继续履行合同对一方当事人明显不公平或不能实现合同目的,一方有权请求变更或解除合同。

二、项目执行中的动态风险控制

项目执行过程中的法律风险不仅来源于合同条款,还可能因项目实施过程中的各种因素而产生。例如,客户不配合、分包商资质不足、安全责任事故等都可能导致项目延期或成本增加,甚至引发法律责任。

(一)客户配合与沟通风险

1.  固定客户配合义务

在合同中明确约定客户应履行的配合义务,如提供必要的场地、资料、人员支持等。同时,约定客户未履行配合义务时的责任承担方式。例如,合同可约定:“若因客户原因导致项目延期,客户应承担由此产生的全部费用,并向承包方支付违约金。”

2.  沟通记录的保存

项目执行过程中,应妥善保存与客户的沟通记录,包括邮件、会议纪要、通知书等。这些记录不仅是项目执行的证据,也可能成为纠纷解决的关键。

(二)分包商管理风险

1.  分包商资质审核

在选择分包商时,应严格审核其资质和执行能力,确保其具备履行合同的能力。合同中可约定:“分包商应具备相应的资质证书,并在项目执行过程中接受承包方的监督和管理。”

2.  分包合同管理

分包合同应明确约定分包商的责任范围、质量标准、工期要求以及违约责任。同时,承包方应在分包合同中约定,分包商不得以任何理由将项目转包或分包给第三方。

(三)安全责任与劳动争议风险

1.  安全责任制度

项目执行过程中,应建立健全的安全责任制度,明确各方的安全责任。例如,合同可约定:“承包方应负责施工现场的安全管理,确保施工过程符合国家和地方的安全标准。”同时,应为施工人员购买必要的保险,降低安全责任事故的风险。

2.  劳动争议预防

项目执行过程中,应避免因劳动用工问题引发的争议。例如,应确保劳务派遣流程符合法律规定,临时工聘用流程合法合规。同时,应妥善处理员工的工资支付、加班补偿等问题,避免因劳动争议影响项目进度。

三、维权:法律事实与客观事实的博弈

项目执行过程中,纠纷在所难免。当纠纷发生时,如何维护企业的合法权益,是项目执行者必须面对的问题。法律事实与客观事实的区别在于,法律事实是基于证据能够被法院或仲裁机构认定的事实,而客观事实则是实际发生的情况。因此,证据的收集与保存至关重要。

(一)证据的收集与保存

1.  书面证据

项目执行过程中的往来函件、发票、快递凭证、结算单、通知书等书面文件应妥善保存。这些文件不仅是项目执行的记录,也是纠纷解决的重要证据。

2.  电子证据

随着信息技术的发展,电子证据在项目执行中的作用日益重要。例如,电子邮件、微信、QQ、短信等电子通讯记录,以及施工日志、设计变更记录等电子文件,都应妥善保存。需要注意的是,电子证据的合法性同样重要,非法获取的电子证据可能被排除在法庭之外。

(二)纠纷解决策略

1.  协商解决

在纠纷发生后,应首先尝试通过协商解决。协商过程中,应注重沟通技巧,避免激化矛盾。同时,应将协商结果以书面形式固定下来,避免后续纠纷。

2.  诉讼与仲裁

若协商无果,可选择诉讼或仲裁的方式解决纠纷。在选择诉讼或仲裁时,应考虑纠纷的性质、金额、双方的意愿以及当地的司法环境。例如,对于涉及专业技术问题的纠纷,仲裁可能更具优势;而对于涉及地方保护主义的纠纷,诉讼可能是更好的选择。

四、项目经理:项目执行法律风险的守夜人

项目经理在项目执行中不仅是项目的执行者,更是法律风险的守夜人。项目经理需要具备节点控制能力、结果导向思维和强烈的风险意识。

(一)项目经理的风险意识

1.  合同条款的熟悉

项目经理应认真阅读合同,熟悉合同条款,特别是违约条款和免责条款。在项目执行过程中,应时刻关注合同履行情况,及时发现潜在的法律风险。

2.  风险提示与沟通

项目经理应及时与法务部门沟通,提示潜在的法律风险,并根据法务部门的建议采取相应的措施。例如,在发现客户可能不配合时,应及时发出书面通知,固定证据。

(二)项目经理的管理能力

1.  节点控制与进度管理

项目经理应具备强大的节点控制能力,确保项目按计划推进。在项目执行过程中,应定期检查项目进度,及时调整计划,避免因进度延误导致的法律风险。

2.  沟通与协调能力

项目经理应具备良好的沟通与协调能力,能够与客户、分包商、法务部门等各方进行有效沟通。例如,在项目变更时,应及时与各方沟通,签署书面变更协议,确保项目变更的合法性。

四、后疫情时代的法律风险控制

后疫情时代,企业面临着更加复杂多变的法律风险环境。疫情及防控措施对合同履行、合同主体和行为方式都产生了深远的影响。

(一)合同履行风险

1.  履约风险的应对

疫情及防控措施可能导致合同履行困难,如无法按时交付、停产、工期延误等。企业应在合同中明确约定疫情等不可抗力情况下的责任分担方式。例如,合同可约定:“因疫情导致的工期延误,双方应根据公平原则合理分担相关费用。”

2.  证据的保留

在疫情及防控措施影响下,企业应妥善保留相关证据,如政府发布的疫情防控通知、停工指令、交通管制文件等,以证明不可抗力的发生及其对项目的影响。

(二)合同主体与行为方式的变化

1.  交易对象信用风险

后疫情时代,部分企业可能面临现金流紧张、运营不善甚至破产等问题。企业在选择交易对象时,应更加谨慎,充分评估对方的信用状况和履约能力。必要时,可要求对方提供担保或增加履约保证金。

2.  行为方式的调整

疫情推动了线上办公、电子合同签署、线上诉讼等行为方式的普及。企业应适应这些变化,确保合同签署、文件传递、纠纷解决等环节的合法性和有效性。例如,在线上签署合同时,应确保电子签名的合法性,并妥善保存电子合同的备份。

(三)不可抗力与情势变更的适用

1. 不可抗力的证明与适用

不可抗力是法定的免责事由,但其适用需要严格的证明。企业在主张不可抗力时,应提供充分的证据,如政府发布的疫情防控通知、停工指令、交通管制文件等。同时,应及时通知对方并提交书面证明,避免因通知不及时而承担违约责任。

2. 情势变更的适用

情势变更适用于合同履行过程中因不可归责于双方当事人的原因导致合同基础动摇的情况。例如,疫情可能导致原材料价格大幅上涨、人工成本增加等。企业在主张情势变更时,应向法院或仲裁机构申请变更或解除合同,并提供充分的证据证明继续履行合同的不公平性。

结语:

项目执行中的法律风险管理是一项系统性工程,涉及合同条款的设计、项目实施过程中的动态风险控制以及纠纷解决的策略选择。后疫情时代,企业面临的法律风险更加复杂多变,需要企业法务人员和项目管理者具备更强的风险意识和应对能力。通过精细化的合同条款设计、动态的风险监控、有效的证据收集与保存以及合理的纠纷解决策略,企业可以在项目执行过程中有效降低法律风险,确保项目的顺利推进和企业的稳健发展。

在实际工作中,企业应结合自身情况,制定个性化的法律风险管理方案,并定期进行风险评估和培训,提升全员的法律风险意识。只有这样,企业才能在复杂多变的商业环境中立于不败之地。

首发:微信公众号“秋韶明律”


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发布:仇少明 编辑:点小读 责任编辑:点小读

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仇少明
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  隆安律师事务所高级合伙人,上海仲裁委员会仲裁员,南京仲裁委员会仲裁员、铜陵仲裁委员会仲裁员、华东政法大学民商法学硕士

  仇律师执业近20年,长期为众多世界知名跨国公司、国企以及众多民营企业提供商业法律服务,执业领域涵盖事务处理战略咨询、民商事争议解决(诉讼、仲裁)、危机管理、企业法律顾问、海外直接投资(ODI)与合规、经济犯罪控告与辩护等,处理过大量的案件,尤其擅长疑难复杂商事争议解决(诉讼证据挖掘、战略规划、策略制定与战术实施),具有高超的商业谈判与问题解决技能,深受企业的欢迎和好评。


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