“询证函”是企业进行审计时经常使用到的一类文件，用以核实对外债权债务，厘清资产负债。但是，询证函使用不当也会引发致命的诉讼。

甲公司和乙公司在20年前有过交易，20年后，甲公司的一家分公司进行年度审计，按照会计事务所的要求，向乙公司发出一份询证函，核对200万的账面债务。乙公司盖章回函，随即起诉称甲公司还欠200万货款。这个诉讼如何处理？我们依次分析。

一、乙公司的起诉有没有过诉讼时效？

因诉争事实发生在20年前，所以这个问题就转化为，询证函能不能中断诉讼时效？结合本案情况，又可分为两个问题。

第一，分公司发出询证函能否视为是总公司发出？我看大概率不能。

甲公司在和乙公司的过往合同、联系中，均使用自己公章，以甲公司名义进行。而询证函盖章为甲公司的分公司，因此可以认定函件不是甲公司发出。分公司无权代表公司对外确认巨额债务或表达同意履行巨额债务。法律有明文要求，内部机构代表公司进行重大负担行为时，必须经公司有效决议或授权。

根据《民法典》第一百零二条等规定，分公司不具有法人资格；《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民法典〉有关担保制度的解释》第11条规定，“公司的分支机构未经公司股东（大）会或者董事会决议以自己的名义对外提供担保，相对人请求公司或者其分支机构承担担保责任的，人民法院不予支持。”第12条规定，“法定代表人依照民法典第五百五十二条的规定以公司名义加入债务的，人民法院在认定该行为的效力时，可以参照本解释关于公司为他人提供担保的有关规则处理”；最高人民法院民事审判第二庭《中华人民共和国公司法理解与适用》（人民法院出版社）第45页倒数第2行指出，分公司在人事、经营上没有完全自主权，必须根据总公司的委托或授权进行业务活动；曾实行多年的《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国担保法〉若干问题的解释》（2000年12月8日颁布，已被替代）第十七条规定“企业法人的分支机构未经法人书面授权提供保证的，保证合同无效”。

根据举轻以明重的原则，分公司代表公司对外确认、同意重大债务，风险大于对外担保，更加须公司通过有效决议进行。

第二，询证函有无法律规定的“债务人同意履行义务”之意思，进而中断诉讼时效？司法实践中也有争议。

《民法典》第一百九十五条规定：“有下列情形之一的，诉讼时效中断，从中断、有关程序终结时起，诉讼时效期间重新计算：……（二）义务人同意履行义务。”涉案询证函并没有债务人同意履行债务的意思表示，不应认定为债务人放弃诉讼时效抗辩权而愿意履行诉讼时效期间届满的债务。最高人民法院“重庆乌江电力有限公司、湖南金垣电力集团股份有限公司买卖合同纠纷再审案”（（2019）最高法民申6184号）判决指出，涉案2016年1月30日的《询证函》所载欠付金额虽得到金垣电力公司认可，此时诉讼时效已过，不能证明双方就功率因数调整电费欠款的履行重新达成合意。广西壮族自治区高级人民法院“柳州市晨利机电有限公司、广西铁合金有限责任公司买卖合同纠纷再审案”（（2020）桂民申2318号）判决指出，铁合金公司于2019年1月16日向晨利公司发出的《询证函》记载：“本函仅为复核账目之用，并非催款结算”，该函已特别明确用途是复核账目，并没有债务人同意履行债务的意思表示，故该《询证函》不应认定为债务人放弃诉讼时效抗辩权而愿意履行诉讼时效期间届满的债务。

也有一些相反的观点。《最高人民法院关于超过诉讼时效期间后债务人向债权人发出确认债务的询证函的行为是否构成新的债务的请示的答复》（2004年6月4日[2003]民二他字第59号）认为构成诉讼时效的中断。

二、甲公司是否真的还欠乙公司200万的货款？

这是个事实问题。时隔20多年，早已物是人非，乙公司没有什么有力证据能够证明欠款事实了，只能拿出一份未签章的合同，单方制作的请款函和前文的询证函，且询证函所载金额与请款函相差几十万，这些关键证据自相矛盾，可靠性令人怀疑。

三、法官也会怀疑，乙公司是不是因博彩心理发起诉讼。

甲公司完全可以基于乙公司残缺不全的证据，拿出付款凭证，主张多年前已经向乙公司支付完毕全部价款。乙公司的请款函为其单方制作，不足采信，无法证明欠付的具体款项。乙公司20多年未催款，纯因突然收到询证函，看到了获利的机会。法官大概率会觉得甲公司此言合理，对乙公司的动机深度怀疑。

甲公司还可以做什么？甲公司还可以发函给乙公司，声明没有任何欠款，并向法庭提供甲公司经过公安机关备案的公章，说明其为甲公司唯一使用的印章。还可以去大街上找人随便刻制三个分公司名头的印章，出示给法庭，说自己可以随便找人刻印，该印章没有任何可信度，自然无法代表甲公司的行为。

综上，乙公司如何应对？感觉不好应对啊。

回到开头，该怎么防止询证函发出的风险呢？答案是，不要发出任何性质的负债性询证函。这就好比不太确定情况下不要去问别人，我是不是还欠你几百万？这么多年了，你还记得吗？